Cuando hay delitos dentro de las plantillas de las compañías, las empresas caen en responsabilidad penal. Esto sucede cuando no hay en ellas algún equipo o plan de prevención que accione bajo la ley. Es decir, deben responder penalmente ante las agravaciones de sus personas físicas, al no haber tenido un sistema de control que lo evitara. Y es aquí cuando se requiere la figura del compliance officer, un profesional que se encargua del cumplimiento legal.
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¿Qué es el Compliance Officer?
El compliance officer es el protagonista en el sistema de control de la empresa. Su responsabilidad es asegurar que se cumpla con un plan de prevención, controlarlo e investigar acciones sospechosas. Así mismo, es la figura que debe gestionar cambios operativos que mantengan neutralizados los riesgos penales. Por ejemplo, el pago en efectivo, regalos, o relaciones con autoridades que afecten en el otorgamiento de contratos. Es un puesto arriesgado e imprescindible que acumula y genera información sobre hechos por los que, en cualquier momento, su empresa puede verse acusada ante un Tribunal.
¿Qué debe hacer un plan de Compliance ante un delito?
Generalmente, estos profesionales son abogados y el artículo 32 del Estatuto de la Abogacía acuña el secreto profesional a todo tipo de ejercicio. Por lo tanto, la función del compliance officer también esta involucrada según lo destacaba en junio de 2018 el Consejo General de la Abogacía.
Con esto abordamos la cuestión de cómo debe actuar y qué tanto debe decir el responsable en caso de algún delito corporativo. Ya que puede afectar a la tutela judicial de la empresa y al cumplimiento legal, como aspecto clave de prevención del delito.
Básicamente, la función de este profesional es generar la documentación suficiente para tener una memoria de la empresa. Esto servirá para reflejar un sistema sólido o como prueba irrefutable si se inicia un proceso judicial. Sin embargo, se debe tener mucho cuidado al momento de presentar la documentación para no aportar información que perjudique a la empresa. Además, la compañía no está obligada a aportar ningún documento, ya que es ella quien controla su estrategia de defensa.
No obstante, el Estado tiene derecho a investigar y acusar a la empresa mediante el testimonio del compliance officer. Quien, fundamentalmente, ha preparado o manejado la documentación.
Perfil para compliance officer
Asignar a una persona que tenga otra función en la empresa, establecer un comité o contratar a un externo para hacer el compliance dependerá de estructura de la empresa. Sin embargo, independientemente de quién sea el responsable, deberá cumplir con las siguientes características:
- El puesto debe contar con la importancia debida y con la autonomía funcional y presupuestaria suficiente.
- Debe tener acceso a la Junta General y derecho a voz en los órganos de Administración.
- Es recomendable que se le reconozca como autoridad en el cumplimiento, tanto por la plantilla como por la administración de la empresa.
- Su designación debe ser realizada por la Junta General.
- Implicarse totalmente en los asuntos relacionados al cumplimiento normativo es fundamental.
- La persona debe tener acceso directo a expertos en materia de compliance, gobierno y fiscalidad. Así como de cualquier otro tema en donde pudiera surgir un riesgo para la empresa.
- El Compliance Officer debe involucrarse en las decisiones estratégicas. Con eso podrá analizar todos los riesgos que pueden surgir cuando se realicen acciones que pongan en peligro a una empresa.