La organización, gestión y atención al público son esenciales para ejecutar correctamente tareas administrativas. Y es que, dentro del terreno empresarial, las funciones de secretaria son de vital importancia. Estas requieren que dichos profesionales de la administración colaboren en la organización de los dirigentes y han de tener los recursos necesarios para controlar las tareas y aliviar el trabajo de los cargos directivos. Por ello, si quieres aprender más sobre este perfil profesional tan polivalente, en este post hablaremos de ello. Recuerda, además, que en Escuela de Postgrado de Economía y Finanzas podrás formarte a nivel profesional con el Postgrado en Gestión Administrativa de Tesorería, el Curso de Inglés Profesional para la Asistencia a la Dirección o cualquiera de los cursos del ámbito de la Administración y Dirección de Empresas.
Índice de contenidos
Responsabilidades y Funciones de Secretaria
Los secretarios administrativos son profesionales dinámicos con un perfil muy versátil que deben tener habilidades y aptitudes para la organización, comunicación, atención al cliente, redacción, manejo de información, dominio de programas y herramientas informáticas, conocimiento de idiomas y a su vez capacidad de adaptación, resolución, de trabajo en equipo y todo lo relacionado con la gestión para desarrollar de la mejor manera funciones de:
Gestión y tramitación administrativa
- Tramitación de documentos
- Desarrollo de informes
- Redacción y revisión de archivos: Facturas, recibos, albaranes, hojas de calculo, correo, cartas, reportes, etc.
- Gestión de nominas y contratos
- Gestión del calendario administrativo según las políticas de empresa
- Actualización de datos
- Apoyo a la organización logística
Supervisión y gestión de tesorería
Las responsabilidades financieras no recaen totalmente en su cargo, ya que de ello se encarga el departamento financiero, aunque entre las funciones de secretaría se puede destinar ciertas gestiones de tesorería. Así como:
- Supervisión de liquidez
- Captación de recursos financieros
- Control de viabilidad en proyectos de inversión
- Entre otras
En ese sentido, es importante tener conocimientos de contabilidad y gestión financiera, así que, si quieres también puedes ampliar tus conocimientos y especializarte en el sector.
Negociación y atención al publico
- Información y Atención al cliente acerca del servicio que se presta
- Colaboración con otros departamentos
- Gestión de la comunicación entre departamentos internos de la empresa y entre clientes y proveedores
Tipos de asistente de secretaría
Las funciones de secretaria son necesarias en todas las organizaciones y en todos los sectores.
Como decíamos es un perfil polivalente que desempeña varias tareas. Es uno de los puestos de trabajo con más empleabilidad en el área de la administración, un secretario encaja en muchos ámbitos y algunos de los cargos que ocupa pueden ser:
- Secretaría de dirección
- Asistente personal
- Secretaría administrativa
- Recepción
- Secretaría de asistencia jurídica
- Secretaría comercial
- Secretaria de Recursos humanos
Otras Cualidades muy valoradas en el perfil de secretaria
Todo profesional debe estar formado y especializado en la materia para desarrollar los procedimientos técnicos que un puesto requiere, aunque, también son fundamentales las cualidades subjetivas de las personas.
Las empresas necesitan personas motivadas y dispuestas en trabajar desde el compromiso, con aptitudes adicionales que les distingan por su forma de ser, desenvolverse e interactuar con los demás.
En las funciones de secretaría se requiere a personas con actitud, compromiso y habilidades personales consolidadas.
En general, destacarán aquellas con experiencia, disciplina, predisposición, serenidad, proactividad y facilidad de expresión.