La ofimática es el acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. Por lo tanto, hace referencia a la automatización de las comunicaciones y procesos que se hacen en una oficina. ¿Te gustaría aprender más del tema? Sigue leyendo o aprende con nuestro Máster en Gestión Contable para Auditoría.
Índice de contenidos
¿Cómo se utiliza la ofimática?
Básicamente, este concepto es la mezcla entre hardware y software que crea, manipula, almacena y transmite digitalmente la información. Dichos datos son necesarios en una oficina para realizar las tareas diarias y alcanzar los objetivos. Es decir, es una herramienta que ayuda a los oficinistas a hacer los balances de su empresa en un archivo digital. Todo ello se realiza a través de planillas de cálculo que facilitan las operaciones y que pueden ser impresas o enviadas a través de internet.
Las instalaciones ofimáticas están formadas por computadoras, impresoras y escáneres que están conectados a una red de área local y que también tienen conexión a la Web. Incluso, todo tipo de teléfonos y móviles forman parte de la ofimática.
Ventajas de la oficina informática
Definitivamente, todos estos recursos ayudan a la automatización y optimización de las tareas habituales de una oficina. Varias de las actividades que antes se hacían de manera manual, como la redacción o la gestión contable, ahora son mas rápidas y fáciles por la tecnología. Así, la ofimática ahorra tiempo y aumenta la rentabilidad de las oficinas.
No obstante, la ofimática web ofrece más beneficios. Esto quiere decir que debe estar conectada a una red local y/o a Internet. De esta forma, se logra una menor saturación del uso del disco duro en el PC. Debido a que la información se almacena en línea, permite, también, modificar y compartir documentos en tiempo real y con varios usuarios en simultáneo. Por todo esto, tener este tipo de conocimientos supone una habilidad imprescindible en cualquier currículum.
¿Cuáles son las herramientas ofimáticas?
Los programas y aplicaciones se denominan comúnmente como suite ofimática. Esta hace referencia al tipo de programas que están diseñados para utilizarse como generadores de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones entre otros. Entre los básicos de una suite ofimática es el paquete de Microsoft Office, que integra los siguientes programas:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
- OneNote
- Access
- Publisher
La suite ofimática Microsoft Office es actualmente la más utilizada para gestión de documentos. Por dicha razón se ha creado la versión para el sistema operativo de Apple. Al usar diferentes suites es importante tener en cuenta que los archivos solamente se pueden compartir en distintas versiones si se guardan en versiones específicas. Estas pueden ser OpenDocument Text para Word, OpenDocument Spreadsheet o Strict Open XML Spreadsheet para Excel.
Herramientas a nivel software
Actualmente, herramientas como Google Drive permiten crear documentos de texto y hojas de cálculo con compatibilidad con Word y Excel. Además, se pueden gestionar documentos desde la aplicación Google Drive o descargándola en el ordenador.
Los recursos de ofimática para software son:
- Paquetería de Office: Word, Excel, Outlook, etc.
- Almacenamiento en la nube, como Google Drive.
- Agenda Digital.
- Block de Notas Digital, ejemplo, Google Keep
- Correo Electrónico
- Redes Sociales
- Mensajería, como WhatsApp.