Llevar la contabilidad de un negocio pequeño parece sencillo al principio: ingresos, gastos y algo de papeleo. Pero pronto descubres que los números no cuadran, los plazos se te vienen encima y Hacienda no perdona. Si estás al frente de una pequeña empresa o quieres aprender sobre cómo gestionar su contabilidad, este artículo es para ti. Repasamos los errores comunes al llevar la contabilidad de un negocio pequeño: prepárate para guardar este blog entre tus favoritos y convertirlo en tu checklist de confianza.
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Índice de contenidos
Diferencias entre llevar la contabilidad de un negocio pequeño y uno grande
Aunque el objetivo final es el mismo (registrar correctamente las operaciones para cumplir con la ley y tomar decisiones), hay diferencias importantes entre la contabilidad de un pequeño negocio y la de una gran empresa:
- Recursos disponibles. Las grandes empresas cuentan con departamentos contables, softwares avanzados y asesores externos. Es un pequeño negocio, muchas veces todo recae sobre el propio dueño o una sola persona.
- Volumen de operaciones. En los negocios pequeños el volumen de transacciones suele ser menor, pero eso no significa que se pueda descuidar el registro o la clasificación correcta de los movimientos.
- Nivel de formalización. Las grandes empresas están obligadas a seguir normas contables más estrictas. Los pequeños negocios tienen cierta flexibilidad, pero eso no debe traducirse en informalidad.
- Tecnología y automatización. Mientras los grandes ya usan ERPs y sistemas integrados, muchos pequeños negocios siguen con hojas de Excel o libretas, lo que aumenta el margen de error.
Esto es todo lo que debes saber sobre gestionar la contabilidad de tu empresa paso a paso.
Errores comunes al llevar la contabilidad de un negocio pequeño
Repasemos cuáles son los errores comunes al llevar la contabilidad de un negocio pequeño. ¿Cometes alguno de ellos? ¡Ya es hora de buscar solución!
No separar las finanzas personales de las del negocio
Es uno de los errores más frecuentes y más peligrosos, sobre todo si tu eres el responsable de la empresa. ¿Es el caso? Usar la misma cuenta bancaria para gastos personales y de la empresa complica la contabilidad, impide medir la rentabilidad real del negocio y puede generar problemas fiscales. ¿Solución? Una cuenta bancaria exclusiva para el negocio. Define un sueldo para ti mismo y transfiérelo periódicamente como si fueras un empleado más.
No registrar todos los movimientos
Confiar en la memoria o dejar los tickets en una caja “para luego” es una receta para el desastre. Cada ingreso y cada gasto debe quedar registrado con fecha, concepto y justificante. Dedica unos minutos al final del día o de la semana para actualizar tus registros, y automatiza el proceso con herramientas contables si es posible.
Olvidar los impuestos y sus plazos
Muchos autónomos y pequeños empresarios se enfrentan a multas y recargos simplemente por olvidar presentar sus declaraciones a tiempo. El IVA, el IRPF o los pagos fraccionados tienen fechas concretas que hay que cumplir. La solución es clara: usa un calendario fiscal o contrata un asesor que te recuerde y gestione estas obligaciones.
Hacer todo manualmente
Llevar la contabilidad a mano, en una libreta o en hojas de cálculo sin respaldo, puede funcionar al principio, pero es poco seguro, fácilmente manipulable y propenso a errores. Para ello, debes invertir en un software de contabilidad adaptado a pequeños negocios. Te ahorrará tiempo, errores y dolores de cabeza.
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No controlar el flujo de caja
Saber cuánto dinero entra y sale cada mes es básico para mantener la liquidez. Muchos negocios rentables cierran porque no tienen efectivo para cubrir sus pagos. Por ello, debes hacer un seguimiento mensual del flujo de caja. Planifica los cobros y pagos para evitar quedarte sin liquidez.
No revisar los informes contables
Muchos pequeños empresarios no saben leer un balance o una cuenta de resultados, y por eso los ignoran. Pero estos documentos te dan información valiosa sobre la salud de tu negocio. Aprende los conceptos básicos y revisa tus informes al menos una vez al mes. Te ayudarán a tomar decisiones más acertadas.
¿Sabes todo lo que hay que saber sobre contabilidad básica?
No trabajar con un profesional
Aunque pienses que puedes hacerlo todo solo, contar con un asesor contable o fiscal puede marcar la diferencia. Ellos conocen las normativas, pueden evitar errores costosos y optimizar tu situación financiera. Si no puedes permitirte un asesor mensual, al menos consulta con uno en momentos clave: inicio de actividad, cierre de ejercicio o ante dudas fiscales importantes.
Otra opción, si no quieres contratar un profesional y quieres seguir gestionando tú el negocio, es formarte en contabilidad. Puedes aprender las calves del sector a través de programas académicos como los que te ofrece la Escuela de Postgrado de Economía y Finanzas. Descubre nuestra oferta formativa y accede a las mejores titulaciones en contabilidad para empezar desde hoy mismo a gestionar tu futuro laboral. ¡Alcanza el éxito!